Werkwijze

Hoe werkt Kadia Zorg?

Van eerste contact tot doorlopende zorg — in 5 eenvoudige stappen.

KadiaZorg V.O.F.

Klachtenregeling

Interne klachtenprocedure conform de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz)

Vastgesteld door Metin Torunlar, directeur KadiaZorg V.O.F.

Datum vaststelling 25 augustus 2026

Versie 1.0

Eerstvolgende evaluatie 25 augustus 2027

1. Doel en toepassingsgebied

Deze klachtenregeling beschrijft hoe cliënten, hun vertegenwoordigers of naasten een klacht kunnen indienen over de zorg- of dienstverlening van KadiaZorg V.O.F., en hoe deze klacht wordt behandeld. De regeling is van toepassing op alle zorg die door of namens KadiaZorg V.O.F. wordt geleverd, ongeacht of dit plaatsvindt vanuit een PGB (Wlz/Zvw) of als zorg in natura.

Het doel van deze regeling is:

• Cliënten een laagdrempelige en heldere manier bieden om een klacht kenbaar te maken;

• Klachten zorgvuldig, tijdig en vertrouwelijk te behandelen;

• Waar mogelijk tot een passende oplossing te komen in overleg met de cliënt;

• Van klachten te leren en de kwaliteit van zorg te verbeteren.

2. Uitgangspunten

• Iedere klacht wordt serieus genomen, ongeacht de vorm waarin deze wordt ingediend.

• De klager wordt niet benadeeld in de zorgverlening als gevolg van het indienen van een klacht.

• Klachten worden vertrouwelijk behandeld; informatie wordt alleen gedeeld met personen die betrokken zijn bij de afhandeling.

• KadiaZorg V.O.F. streeft naar een oplossing in onderling overleg, voordat formele stappen worden gezet.

• De klager kan zich laten bijstaan door een vertrouwenspersoon of familielid.

3. Wie kan een klacht indienen

Een klacht kan worden ingediend door:

• De cliënt zelf;

• Een wettelijk vertegenwoordiger van de cliënt (bijv. curator, mentor, gevolmachtigde);

• Een familielid of naaste, met instemming van de cliënt of diens vertegenwoordiger, of indien de cliënt hier zelf niet toe in staat is.

4. Wijze van indienen

Een klacht kan op de volgende manieren worden ingediend:

Wijze Contactgegevens

Telefonisch 06 10359896

Schriftelijk / e-mail info@kadiazorg.nl

Per post KadiaZorg V.O.F., Sportlaan 19, Zwolle

Mondeling Rechtstreeks bij de zorgverlener of bij de directeur

Bij een mondelinge klacht wordt door de ontvangende medewerker een korte notitie gemaakt van de klacht en doorgezet naar de directeur, zodat deze op dezelfde wijze als een schriftelijke klacht wordt behandeld.

5. Procedure en termijnen

• Ontvangst: KadiaZorg V.O.F. bevestigt de ontvangst van de klacht binnen 5 werkdagen, mondeling of schriftelijk.

• Behandeling: de directeur (Metin Torunlar) onderzoekt de klacht, wint zo nodig informatie in bij betrokken zorgverleners en neemt contact op met de klager voor een toelichting.

• Oplossing: KadiaZorg V.O.F. streeft ernaar de klacht binnen 6 weken na ontvangst af te handelen, met een schriftelijke reactie aan de klager waarin het standpunt en eventuele vervolgacties zijn opgenomen.

• Verlenging: deze termijn kan eenmalig met maximaal 4 weken worden verlengd. De klager wordt hierover geïnformeerd, met opgaaf van reden en de nieuwe verwachte afhandeltermijn.

• Vastlegging: iedere klacht en de afhandeling ervan wordt geregistreerd in het klachtenregister (zie hoofdstuk 7).

6. Onafhankelijke klachtenfunctionaris en geschilleninstantie

Indien de klager en KadiaZorg V.O.F. er samen niet uitkomen, of indien de klager dit prefereert, kan de klacht worden voorgelegd aan een onafhankelijke klachtenfunctionaris.

Naam / organisatie klachtenfunctionaris: Klachtenportaal Zorg (KPZ)

Contactgegevens: info@klachtenportaalzorg.nl — lidmaatschapsnummer KadiaZorg V.O.F.: 23939

Komt men ook met tussenkomst van de klachtenfunctionaris niet tot een oplossing, dan kan de klacht worden voorgelegd aan een erkende, bij KadiaZorg V.O.F. aangesloten geschilleninstantie zorg, conform de Wkkgz.

Naam geschilleninstantie: Geschilleninstantie KPZ (Klachtenportaal Zorg)

Aansluitnummer / lidmaatschap: 23939

7. Registratie van klachten

Alle klachten worden vastgelegd in een klachtenregister, met minimaal de volgende gegevens:

Veld Toelichting

Datum ontvangst 

Naam klager en relatie tot cliënt 

Naam betrokken cliënt 

Omschrijving van de klacht 

Datum ontvangstbevestiging 

Onderzoek / genomen stappen 

Uitkomst / oplossing 

Datum afhandeling 

Eventuele vervolgacties ter verbetering 

Het klachtenregister wordt minimaal jaarlijks geëvalueerd door de directeur, als onderdeel van de directiebeoordeling, om trends te signaleren en verbeteringen door te voeren.

8. Vertrouwelijkheid en privacy

Persoonsgegevens die in het kader van een klacht worden verwerkt, worden vertrouwelijk behandeld en uitsluitend gebruikt voor de behandeling van de klacht, conform de geldende privacywetgeving (AVG). Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor dit doel en eventuele wettelijke bewaartermijnen.

9. Verantwoordelijkheid

De directeur van KadiaZorg V.O.F., Metin Torunlar, is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van deze klachtenregeling, de registratie van klachten en de jaarlijkse evaluatie hiervan.

10. Bekendmaking

Deze klachtenregeling wordt bij de start van de zorgverlening aan iedere cliënt (of diens vertegenwoordiger) verstrekt, is opvraagbaar via info@kadiazorg.nl, en wordt onder de zorgverleners van KadiaZorg V.O.F. bekendgemaakt zodat zij cliënten hierover kunnen informeren.

Vastgesteld te Zwolle, d.d. 25 augustus 2026

Namens KadiaZorg V.O.F.,

Metin Torunlar, directeur